ファイル管理のコツ

ファイル管理
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仕事の作業効率を左右するファイル管理。仕事ができる人はファイル管理がうまいといっても過言ではありません。本記事では、ファイル管理のコツを細かく紹介していきたいと思います。

もっち
もっち

突然ですが、ファイル管理はできていますか?

ししまる
ししまる

正直、ファイルがごちゃごちゃで大事な資料見失って見つけるのに時間かかること結構あるんだよねぇ。

もっち
もっち

いつか仕事の大事なファイルを失くしたり間違って消したりしないように、この記事を参考にしてファイル管理をしていただければ嬉しいです。

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フォルダをつくる

・仕事(プロジェクト)別にフォルダを分けてつくる。

ファイルが増えすぎると見分けることが難しくなるので、フォルダをつくって仕事(プロジェクト)別に分けましょう。その際に階層を深くしすぎるとファイル探しが逆に難しくなってしまうので、最大3階層以内にしましょう。

ファイル名を工夫する

簡単に目当てのファイルを見つける方法としてファイル検索があります。

ファイルを見やすくするためにも検索を効率化するためにも重要です。ファイル名を工夫して検索性をあげてみましょう。

1ファイル先頭に会社名(プロジェクト名)を半角で入力。

仕事のファイルか全く関係のないファイルか分別できます。半角と全角で混同させると検索性が落ちるので統一しましょう。会社名(プロジェクト名)は入力数が多いと無駄な時間がかかるので、8文字程度の方が良いと思います。

2会社名(プロジェクト名)の後ろに2~3桁数字を入れよう。

仕事の流れを把握出来ますので、仕事の流れにそって数字を入力するのがおすすめです。会社名(プロジェクト名)に数字が入る場合はややこしくなるのでーや_を数字の間に挟むのもいいと思います。

3数字の下にファイル内容を入れる。

数字だけでは何のファイルか分からないので一目で内容を把握できるようにしておきましょう。これもーや_を数字の間に挟むのもアリかもしれません。

ファイルの処分

・定期的にダウンロードファイルを削除する。

ダウンロードフォルダはいらない内容がたまりがちなので、定期的にダウンロードファイルを処分しましょう。必要なダウンロードファイルは処分してしまわないように、あらかじめにダウンロードフォルダから引き抜いておきましょう。

・Trashファイルをつくろう

Trashはゴミという意味です。ここに仕事に関する不要なファイルいれます。仕事のファイルは不要だと思っていても意外と後でまだ必要だったと気づくこともあるので、仕事のフォルダは削除する前にゴミフォルダに入れましょう。

ショートカットキーを使おう

簡単にフォルダを見つける方法として検索があると上記しました。ショートカットキーを使うとさらに簡単に検索が楽になるので使ってみてください。

[ファイル名を指定して実行]を表示する

Windows+ R

ファイル/フォルダ検索する

CtrlF

他にもWindowsのショートカットキーを紹介しているので興味があったらこちらもご覧ください。

まとめ

以上、ファイル管理のコツを紹介しましたがいかがでしたか?

ファイル管理ができているだけで仕事の効率が全く違います。職場内での急な質問にも応えられるようになり、仕事ができる人と見られるようになります。

仕事で資料を扱う方は是非、この記事を参考にファイル管理をしてみてください。

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